Développement d’une cartographie des processus pour les activités de soutien à la recherche clinique dans une pharmacie satellite d’oncologie

Résumé

Objectif : Développer et diffuser une cartographie visuelle des activités de soutien aux essais cliniques dans la pharmacie satellite d’oncologie d’un centre hospitalier communautaire.

Description de la problématique : La pharmacie satellite d’oncologie du Centre hospitalier de St. Mary apporte son soutien à des essais cliniques depuis plus de 25 ans. Durant cette période, les contextes réglementaires ont évolué, et le centre de recherche a recruté des effectifs supplémentaires dans un objectif de croissance. Parallèlement, la pharmacie satellite d’oncologie a connu une pénurie de main-d’œuvre et la relocalisation prolongée de ses activités en 2021-2022 dans une autre installation pour cause de rénovations. Dans ce contexte, le département de pharmacie ne pouvait soutenir l’augmentation souhaitée du volume d’essais cliniques. Lors de l’annonce de cette contrainte aux partenaires, il a été difficile de répondre de manière satisfaisante à leurs questions.

Résolution de la problématique : Une demande a été soumise au bureau de projet de l’établissement. Avec l’aide d’un ingénieur industriel, des pharmaciennes ont entrepris une démarche structurée pour recenser les activités de soutien des essais cliniques. Une fois identifiées, celles-ci ont été traduites dans une cartographie de processus. La cartographie a été présentée aux employés de la pharmacie satellite d’oncologie, puis aux partenaires du centre de recherche de l’institution. Les cartographies ont été utilisées entre autres pour la rédaction de la description de fonction du pharmacien coordonnateur à la recherche, ainsi que pour la révision de la description de fonction du pharmacien coordonnateur en oncologie.

Conclusion : La représentation visuelle des activités de la pharmacie a permis de faire évoluer le dialogue entourant le soutien à la recherche clinique.

Abstract

Objective: To develop and disseminate a visual process map of clinical trial support activities within the oncology pharmacy satellite of a community hospital.

Description of the Problem: The oncology pharmacy satellite at Centre hospitalier de St. Mary has been supporting clinical trials for more than 25 years. During this period, regulatory requirements evolved, and the research centre expanded its workforce with a growth objective. At the same time, the oncology pharmacy satellite experienced staffing shortages and a prolonged relocation of its operations to another facility during 2021–2022 due to renovations. In this context, the pharmacy department was unable to support the desired increase in clinical trial volume. When this limitation was communicated to stakeholders, it was difficult to provide satisfactory answers to their questions.

Resolution of the Problem: A request was submitted to the institution’s project management office. With the support of an industrial engineer, pharmacists undertook a structured process to identify and document the activities involved in supporting clinical trials. Once identified, these activities were translated into a process map. The process map was presented to the oncology satellite pharmacy staff then to partners within the institution’s research centre. The maps were used among other things to draft the Research Pharmacist Coordinator function description and to review the Oncology Pharmacy Coordinator job description.

Conclusion: The visual representation of pharmacy activities helped advance discussions regarding the pharmacy department’s role in supporting clinical research.