Développement d’un outil technologique pour faciliter l’optimisation des paramètres de remplissage de cabinets automatisés décentralisés en pharmacie hospitalière (CADALYZER1)

Résumé

Objectif : Développer un outil informatique interfacé au système des cabinets automatisés décentralisés pour assister le pharmacien gestionnaire dans la maintenance et l’optimisation périodique, tout en permettant un déploiement dans tous les centres hospitaliers du Centre intégré de santé et de services sociaux des Laurentides.

Description de la problématique : L’ajustement des paramètres d’une flotte de cabinets automatisés décentralisés est chronophage et les outils logiciels habituellement distribués par les fournisseurs ne permettent généralement qu’un accès aux données brutes sans fonctionnalités pour déterminer les produits dont les paramètres de stockage doivent être ajustés.

Résolution de la problématique : Nous présentons ici un outil technologique déployé au Centre intégré de santé et services sociaux des Laurentides permettant d’évaluer chaque cabinet en fonction des données de distribution en temps réel. Cet outil possède des fonctionnalités pour identifier les produits sous-stockés et surstockés ainsi que différents algorithmes mathématiques pour assister le pharmacien gestionnaire dans la sélection des produits et l’établissement de leurs minimums et maximums. Les données préliminaires post-déploiement montrent une réduction du temps de remplissage moyen, une réduction du nombre de demandes de réapprovisionnement, une augmentation du délai moyen entre les remplissages pour chaque produit et une appréciation qualitative favorable du produit final. L’outil permet aussi de redistribuer la charge de travail en déterminant quels sont les cabinets qui n’ont pas à être remplis tous les jours systématiquement.

Conclusion  : L’usage d’un outil permettant d’évaluer mathématiquement le paramétrage des cabinets automatisés décentralisés de manière périodique permet d’optimiser la ressource médicament et les ressources humaines et facilite le travail du pharmacien gestionnaire. D’autres études seront effectuées pour évaluer quantitativement les bénéfices à long terme et l’implantation d’autres technologies pour effectuer des ajustements automatisés.

Abstract

Objective: Develop a computerized tool interfaced with the decentralized automated dispensing cabinet system to support the pharmacy manager in periodic maintenance and optimization, while enabling deployment across all hospital centers within the Centre intégré de santé et de services sociaux des Laurentides.

Problem Description: Adjusting the parameters of a decentralized automated dispensing cabinets fleet is timeconsuming, and the software tools typically provided by vendors generally offer only access to raw data without functionalities to determine which products require storage parameter adjustments.

Problem Resolution: We present here a technological tool deployed at the Centre intégré de santé et de services sociaux des Laurentides that allows to evaluate each cabinet based on realtime distribution data. This tool includes features to identify understocked and overstocked products, as well as various mathematical algorithms to assist the pharmacy manager in product selection and setting of their minimum and maximum stock levels. Preliminary postdeployment data show a reduction in average refill time, a decrease in the number of replenishment requests, an increase in the average time between refills for each product, and positive qualitative feedback on the final product. The tool also enables redistribution of workload by identifying which cabinets do not need daily refill.

Conclusion: The use of a tool that periodically evaluates the configuration of decentralized automated dispensing cabinets through mathematical analysis allows medication resources and human resources optimization, while facilitating the work of the pharmacy manager. Further studies will be conducted to quantitatively assess longterm benefits and to explore the implementation of additional technologies for automated adjustments.